Gwneud defnydd gwell o ebost a bod yn fwy cynhyrchiol
Ychydig o fisoedd yn ôl fe wnes i gymryd rhan mewn wythnos o ymarferion dysgu gyda Happy ar gynhyrchiant. Mae'n bwnc sy'n mynd ar nerfau fi bach. Mae pobl ar Medium a LinkedIn yn sgwennu cymaint o blogbostau ar sut y gallwch wneud y fwyaf o'ch 100 awr o waith bob wythnos.
Gwiwer yn gollwng ei bwyd ac yn mynd mewn i banig ar ôl sylweddoli bod ganddo 3502 o e-byst heb eu darllen
Wedi dweud hyn, daeth y cyfle ar yr amser perffaith. Rydw i nawr yn gweithio pedwar dydd yr wythnos. Mae cael diwrnod pob wythnos i ofalu am fy mab yn i'n lush, ond mae diwrnod llai o waith wedi gwneud fi'n brysurach. Mae canolbwyntio ar y pethau cywir a sicrhau bod y gwaith rwy'n gwneud yn ychwanegu gwerth yn rhywbeth rwy'n ffeindio'n anodd.
Beth sydd wedi gweithio
Roeddwn i wedi clywed am ddull Pomodoro cyn dechrau'r wythnos o weithgareddau, ond doeddwn i ddim rili wedi meddwl amdano sut roedd amser di-dor yn edrych i fi. Nawr rwy'n gweithio o gartref y rhan fwyaf o'r amser, rydw i wedi sylweddoli nid sgyrsiau yw’r prif ymyriad yn fy ngwaith, ond y llif cyson o e-byst a diweddariadau Teams.
Mae'r egwyl o 5 munud ar ôl 25 munud o waith wedi bod yn hynod o werthfawr. Yn y gorffennol rydw i wedi llenwi 5 munud yma ac acw gyda podlediad, ond mae cael eiliad i ailffocysu a myfyrio rhwng tasgau yn hynod o werthfawr. Dylai hyn ddim bod yn syndod, ond gan fod ffonau a llwyfannau cysylltiedig wedi'u cynllunio i gadw ni yng nghlwm iddynt, mae fe wedi bod yn dipyn o newid.
Rydw i hefyd wedi diwygio'r gosodiadau hysbysu ar wahanol lwyfannau. Fe wnes i ddiffodd hysbysiadau e-bost flynyddoedd yn ôl, ond mae Teams yn fwy o broblem gan mai dyma ble ni'n storio ffeiliau. Nawr rydw i wedi ychwanegu nodau tudalen Sharepoint i fy mhorwr er mwyn osgoi mynd mewn i Teams, ac rydw i hefyd wedi diffodd y bathodynnau ar fy mar offer fel dwi ddim yn gweld faint o dasgau sy'n aros i mi.
Cynllunio
Roedd Bwyta 4 Broga hefyd yn ddefnyddiol. Mae cynllunio fy ngwaith y noson gynt wedi bod o gymorth mawr i mi er mwyn i mi gyflawni beth sydd angen i mi ei gyflawni'r dydd nesaf. Ochr yn ochr â hyn, rwy'n ceisio osgoi edrych ar fy e-byst tan amser cinio am o leiaf un diwrnod yr wythnos.
Mae Happy wedi ysgogi fi i feddwl yn wahanol am e-bost. Yn hytrach na defnyddio fy mewnflwch fel lle i storio tasgau, rydw i wedi bod yn creu apwyntiadau i ddelio â nhw trwy symud i ddull 3-2-1-Zero. Rydw i wedi bod yn amheus amdano Inbox Zero ers sbel ar ôl darllen y darn gwych yma gan Oliver Burkeman, ond mae neilltuo amser i dasgau wedi fy helpu i i ddeall pa waith sydd angen wneud a beth sydd er gwybodaeth yn unig.
Rydw i hefyd wedi fy ysbrydoli gan flogbost WhatsThePont ar pam mae’r opsiwn ‘cc’ o fewn e-bost yn tanseilio cymdeithas. Rydw i wedi creu ffolder ble mae'r holl e-byst rydw i wedi'u copïo mewn i yn cael eu symud yn awtomatig ac yn cael eu marcio fel maen nhw wedi'u darllen. Mae hyn wedi helpu i dacluso fy mewnflwch ymhellach.
Felly mae popeth yn berffaith nawr?
Mae cyfathrebu yn weithgaredd dynol, ac mae hynny'n golygu na fydd fy mewnflwch byth yn berffaith. Ond mae'r dulliau yma wedi rhoi man cychwyn defnyddiol iawn i mi.
Ar ddiwedd y dydd, ni fydd pethau'n newid nes i ni ystyried ebost ar lefel systemig. Rwy'n ffeindio fe’n ddiddorol bod pobl yn dweud bod llwyfannau fel Slack a Teams yn wastraff amser, ond bod e-bost yn ddefnydd dilys ohono. Mae ebyst dal yn siarad amdano waith heb wneud dim byd mewn gwirionedd. Os gallwn gael ein pennau o gwmpas hynny, yna gallwn wneud defnydd gwell o’n hamser wrth i ni gefnogi pobl i fyw bywydau gwell.