Avalik kõnelemine on info oskuslik juhtimine
Istusin kord Telliskivi Revali kohvikus ja sõin hommikusööki. Kõrvallauas pidas keegi meesterahvas arvuti kaudu vestlust kolleegiga. Sageli juhtub, et sidevahendite kaudu rääkides teeme kõvemat häält kui inimesega vahetult suheldes, seetõttu sain ma nende kõnest tahtmatult osa. Tegemist oli avaliku sõnavõtu ettevalmistusega. Kõne kestis ca 20 minutit ja selle aja jooksul arutasid nad omavahel, millest esinemisel rääkida ja milliste slaididega seda toetada. Teiste sõnadega, valmistuti info edastamiseks kahes kanalis – verbaalselt ja visuaalselt suunal esinejalt publikule.
Lugu ei ole mõeldud mitte kriitikana, vaid avalikult kõnelemiseks valmistumise protsessi tüüpilise näitena. Enamik inimesi, keda ma nõustamisel või koolituste käigus kohtan ning kellel on vaja professionaalses elus teha mõjusaid avalikke esitlusi koosolekutel, konverentsidel või mujal, mõtlevadki avalikult kõnelemisest kui eelmises lõigus mainitud kahe infokanali kasutamisest.
Kujutleme ühte tavapärast koosolekuruumi. Ruumi keskel on laud, mille ümber istub kümmekond inimest. Laua üks ots on toolidest vaba, selle otsa juures seinal on projektori ekraan ning samas seisab üks koosolekul osaleja, kes on parajasti ettekannet tegemas. Oma ettekande taustaks näitab ta slaide. Peatame korraks selle kujutluspildi justkui videos pausi nupule vajutades, ja üritame joonistada pildile juurde nooled, mis kujutavad info liikumist ruumis. Esimesest kahest noolest me juba rääkisime. Üks osutab kõneleja suu juures teiste koosolekul osalejate kõrvadesse ja teine projektori ekraanilt osalejate silmadesse. Kuid kas need on ainsad kaks noolt?
Kui võtsite hetke, et küsimusele mõelda, siis ilmselt leidsite, et ruumis liigub rohkem infot, kui varem kahe noolega kirjeldasime. Ruumis osalejad näevad esineja keha liikumist (pöörates tavatingimustes enim tähelepanu näole, silmadele, kätele) ja riietust, mõni tõenäoliselt on pöördunud oma kõrvalistuva kolleegi poole ja sosistab midagi, mõni osaleja tõenäoliselt kas saab või saadab parajasti infot ruumist välja IT-seadme kaudu, kõneleja ise näeb oma publikut ja ruumis toimuvat, samuti kuuleb publiku reaktsioone ja neid kanaleid, milles info liigub, on veel terve hulk. Seega meie kujuteldav pausi pilt koosoleku stseenist saaks nooltest üsna kirju.
Kui kõneleja on publiku ees ärevuses, siis evolutsioonilistel põhjustel tema kognitiivne võimekus küll kasvab, aga samal ajal tema mõtlemise väli aheneb. Teiste sõnadega, kui peaksite publiku ees olles lahendama matemaatika ülesandeid, siis lahendaksite neid kiiremini ja paremini, kui rahulikult kodus diivanil istudes. Kognitiivne võimekus on kasvanud. Kui teie käest küsitakse aga publiku ees küsimus, siis oskate küll anda ühe vastuse, aga teine, kolmas ja neljas võimalik aspekt vastusest tuleb pähe alles siis, kui olete lavalt maha saanud. Mõtlemise väli on ahenenud.
Niisiis, igal koosolekul, iga ettekande ajal on meil potentsiaalselt kasutada väga palju infot paljudes erinevates kanalites. Meie meeled on suutelised suurt osa sellest infost vastu võtma ja seda nad pidevalt ka teevad. Igal esinemise hetkel saadavad närvid ajule infot näiteks selle kohta, et esineja riided puudutavad tema nahka. Kuid kuna meie tähelepanu on väga piiratud, siis enamikku sellest infost me teadlikult ei märka ning see mõjutab meid ainult alateadvuse kaudu. Eriti veel esinemisärevuse olukorras, kus lisaks loomulikule tähelepanu piiratusele on ahenenud ka esineja mõtlemise väli ning ta keskendub sageli ainult sellele, millele meesterahvas kohvikuski esinemiseks valmistudes – mida ma ütlen, mida ma näitan.
Inimorganism ja närvisüsteem ei ole binaarsete operatsioonidega töötavad silikoonprotsessorid, seega meie katsed info liikumist inimese närvisüsteemis ja aju erinevates protsessides mõõta on parimal juhul algelised. Siiski, viimase kümnendi jooksul on näiteks Massachusetsi tehnikaülikooli (MIT) juures ja mujal tehtud edusamme, et kvantifitseerida nii seda, kui palju infot meie meeled ajule saadavad kui ka seda, kui palju me sellest infost teadlikult tähele paneme. MIT mõõtmised ütlevad näiteks, et meeltest (nägemine, kuulmine, haistmine, maitsmine, kompimine) ajusse jõuab infot 21 Mbit/s, sellest teadlikult tähele suudame panna 120 kbit/s. Teistes teadusasutustes on jõutud erinevate numbriteni, aga proportsioon vastuvõetud info ja tähele pandud info vahel on kõikidel juhtudel minimaalselt mitmesaja tuhande kordne. Meie tähelepanu on ülimalt piiratud.
Tulles tagasi meie kõneleja juurde koosolekuruumis. Kui ta ei ole teadlik teistest info liikumistest ruumis ning ei suuda neid tähele panna, siis loomulikult ei suuda ta neid ka juhtida ja enda huvides kasutada. Oskuslikum esineja märkaks näiteks, et inimesed ruumis hakkavad keskendumisest väsima ja suunaks nad mõneks minutiks midagi omavahel arutama või tekitaks publikuga suhtlemise episoodi. Loomulikult õnnestub see paremini, kui on eelnevalt välja mõeldud teema või küsimus, mille pinnalt sellist suhtlemist käivitada. Samuti võib oskuslik esineja, kes suudab rohkem infokanaleid juhtida, kuulda küsimust või kahtlust, mille üks tema publiku liige sõnastab tasakesi teisele, aga ei ole avalikult välja öelnud. Teades, et mõlema osaleja info vastuvõtmine on nüüd häiritud, on kõnelejal võimalik teha paus ja seda küsimust või kahtlust adresseerida. Ta loomulikult ei pea seda tegema, aga kui ta info liikumist juhib ja sellise info olemasolu ruumis märkab, tekib tal selleks võimalus. Muul juhul rühib ta ainult kahele infokanalile keskendudes esitluse lõpuni ja istub maha, teinekord isegi mäletamata, millest ta ruumi ees olles täpselt rääkis.
Mida oskuslikum ja treenitum on esineja, seda rohkem suudab ta erinevaid ruumis olevaid infokanaleid jälgida ja info liikumist nendes juhtida. See eeldab esiteks nende kanalite olemasolust teadlik olemast, aga veelgi enam eeldab see vaba tähelepanu ressurssi esinemise ajal, mis on õnneks treenitav. Me ei ole veel avastanud, kuidas suurendada seda info hulka, mida me tähele panna suudame, kui see üleüldse võimalik on. Me teame aga üsna hästi erinevaid tehnikaid, mille abil saame seda kitsukest tähelepanu kiirt optimaalsemalt kasutada info juhtimiseks. Esimest korda liikluses autorooli hoidev juht on kümne küünega klammerdunud rooliratta külge ja puurib pilguga esiklaasi. Kogenud ja oskuslik juht omab pilti kogu liiklusolukorrast sõiduki ümber, ennustab liikluse kulgu mõnel määral ette ja tal on veel ka vaba tähelepanu ressurssi kõrvalistujaga vestluse pidamiseks. Tähelepanu kasutamine infokanalite paremaks juhtimiseks on õpitav.
Üks mu õpilane sõnastas kunagi selle kogemuse paremini kui ma ise suudaksin. Ta ütles, et esinemise ajal kogeb ta ennast mitmest perspektiivist, et teda on justkui kaks. Üks “tema” seisab publiku ees ja räägib, suhtleb publikuga. Teine “tema” on samal ajal veidi tagapool ja jälgib esimest “teda”, ruumi, publikut ja muud ning vajadusel teeb korrektuure. Näiteks tõmbab esimese “tema” kehakeelt rahulikumaks, kui see on liigselt vehkima hakanud.
Kõike ei õnnestu ette valmistada, osa juhitavat infot tekib alles kõnelemise ajal koha peal. Kuid lisaks sellele, mida me ütleme ja millist slaidi näitame, saame kindlasti mõelda ennetavalt sellele, mil moel me publikuga suhtleme või publikut kaasame, kas ja kuidas kasutame ära publiku omavahelise suhtlemise võimalust ja millist muljet või tunnet tahame publikus endast kui esinejast tekitada ning milliste vahenditega seda saavutame. Mida rohkematest infokanalitest me esinemise ajal teadlikud oleme ja mida oskuslikumalt me ruumis liikuvat infot juhime, seda tulemuslikumad meie avalikud sõnavõtud on.
Esmailmumine: ajakirjas Director, november 2019, https://director.ee/2020/03/04/avalik-konelemine-on-info-oskuslik-juhtimine/